如何制订有效的团队规范

作为一个团队领导,我期望我的团员能有效协作。拥有一套团队规范是塑造团队成员的互动及协作方式的一种方法。

透过刻意构思而得的团队规范有许多益处。制订规范的最佳时刻是当团队刚成立、并且具可塑性时。如果团队已经运作了一段时间,你在重塑团队规范时将面对一些挑战,但将得着的益处还是值得你去努力的。

如果你正在考虑制订一套团队规范,以下这些提示或许能帮助你。

如何制订有效的团队规范

以下是一些你需要考虑的事项:

我应该让何人参与?

团队规范必需是团队能够接受并持守的,所以你不应该强行规定。然而,从一开始就让全体团员参与制订却不是好的起点,因为那将是混乱且难以管理的情况。

我的建议是:

  1. 委任一个小组来制订一份初稿。他们可能是你的核心团员,也可能是核心与非核心团员的组合。这小组最好不超过三人。
  2. 获得初稿后,你才让整个团队参与讨论,听取他们的想法和建议,然后做出
    适当的调整。
  3. 虽然你需要所有团员的共识,但作为团队领导,你仍然应该拥有最终的决定权。

我应该用什么过程?

制订团队规范其实不是个复杂的过程。你可以考虑以下做法:

  1. 设定明确的期待和界限。团队规范并不是一份包含一切的团队规则手册;它通常只涵盖团队互动的行为举止。你需要先认清你期望团队规范为你的团队带来什么果效,并明确界定该包含哪些方面、不包含哪些方面。这将有助于任务小组制订初稿的工作。
  2. 首先纳入团队中已经存在的规范;当然只包括有建设性的项目。如果你的团队刚成立,你或许可以先纳入一些你所知道的好规范。任务小组可能需要在团队中先做个初步的调查来发掘现有的规范。
  3. 添加能强化团队价值观的规范。如果你的团队希望重视互助合作,你可能添加一些能增强协作的规范。如果你的团队重视多元化,你可能包括一些有助于鼓励多元化环境的规范。
  4. 添加能帮助你改变团队行为的项目。例如,如果团员在开会时没有全神贯注(或许有什么原因让他们分心),你可能添加要求在开会时把手机或电脑搁置在一旁的规范。一般来说,这类型的规范应该是少数;强调价值观会更有效地实现行为的改变。
  5. 决定哪些项目该被排除。并非所有的规范对团队的互动都至关重要。仅是把所有想得到的项目都纳入规范里,将会弄巧反拙。我们应该只选择那些对团队成功举足轻重的项目。

“团队规范不是规则手册。它应该与你的团队价值观有联系,并帮助你的团员更有效地共同工作。”

撰写规范的一些提示。

一套撰写得好的规范将有助于团队。制订规范时,请记住以下要点。

  1. 长度最好保持在一页 A4 纸张以内,并使用一般大小的字体。虽然我们很可能会以数据方式存储该文件,但纸张的大小还是一个很好的考量点。
  2. 使用简短要点的方式,而不是冗长的文字段落。文件必需易于阅读。
  3. 使用简单的语言文法和短句,让它简明扼要、毫不含糊。团员必需能够明白关键要点,并轻易记住它们。
  4. 使用主动语态,并尽可能说 “我们将…”。你需要传达行动和积极的态度。
  5. 你可能需要一套适用于团队一般互动的规范,及另一套关于开会的规范。如果你有某些团员不需要经常参与会议,那么有关会议的规范就与他们不太相关;分开来会更有效。
  6. 考虑用另一份文件来记录每项规范的背后原因,及它如何关系到团队的价值观。这文件在你需要更新规范时将对你有帮助;因为到时你可能已经忘记了这些规范存在的原因。

你也需要有个推广规范的策略。

仅有一套规范,但却不使用它,那将不会帮助你的团队。

你需要一个简单的计划(包括执行)来定期让团队保持对它们的关注,并用这些规范来评量团队的互动。

你的情况如何?

以上哪些方面对你有帮助?

你还能想到其它哪些考量点,能帮助制订有效的团队规范?

你能够做什么,以便在制订团队规范方面取得进展?

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